Co to jest KSeF?
Praktycznie każdy przedsiębiorca wie już, czym jest Krajowy System e-Faktur. KSeF - co to? Jest to nowoczesny system komputerowy, pozwalający na generowanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Jego zadaniem jest głównie centralizacja rejestracji faktur w obrocie gospodarczym za pomocą skierowania ich w jedno miejsce. To oznacza, że systemy fakturowania i księgowości łączą się z KSeF, zapewniając przesyłanie faktur sprzedaży przez ten program. Ponadto, nie bez znaczenia jest możliwość odbierania faktur przez systemy księgowe, które już przeszły przez Krajowy System e-Faktur. Odpowiednie zabezpieczenie dostępu do ważnych danych zapewnia tutaj funkcja zarządzania uprawnieniami.
Obowiązkowe fakturowanie w KSeF
Jeśli chodzi o papierowe faktury - do kiedy będą obowiązywać? Aktualnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, jednak już niedługo się to zmieni. Przedsiębiorcy uzyskujący wartość sprzedaży w 2025 roku powyżej 200 mln zł będą korzystać z systemu od 1 lutego 2026 roku. Z kolei od 1 kwietnia 2026 roku będzie to obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT, czynnych i zwolnionych, bez względu na przychody. Drobni przedsiębiorcy natomiast, zarabiający do 10 tysięcy zł miesięcznie, będą musieli postawić na KSeF od 1 października 2026 roku. Wszystko to wskazuje, że odbieranie faktur kosztowych w Krajowym Systemie e-Faktur stanie się obowiązkiem dla każdego podatnika już od 1 kwietnia przyszłego roku, bez względu na status podatnika VAT. Wiemy jednak, że KSeF daje wiele możliwości i ma liczne zalety, takie jak:
- Automatyzacja procesów księgowych
- Ułatwienie kontroli skarbowej
- Zwiększenie poziomu bezpieczeństwa danych
- Usprawnienie wymiany danych pomiędzy podmiotami gospodarczymi
Z KSeF będziemy mogli korzystać po uwierzytelnieniu się, co zależne jest od rodzaju podmiotu. Warto zauważyć, że system wFirma.pl pozwala na integrację z KSeF bez dodatkowych kosztów dotyczących nadawania uprawnień innym osobom, wysyłania faktur przychodowych, czy też pobierania faktur przychodowych i kosztowych bezpośrednio z KSeF do systemu. W celu aktywacji integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, należy przejść do zakładek: Ustawienia - Faktury- e-Faktury - Krajowy System e-Faktur oraz Włącz Integrację.
KSeF a JPK VAT
Ogromnie ważna dla wielu przedsiębiorców jest także kwestia dotycząca KSeF a JPK VAT. Mimo tego, że KSeF i JPK odnoszą się do transakcji gospodarczych i przekazują do organów podatkowych precyzyjne informacje o danych zdarzeniach, mają one odmienne zadania. Nie ma zatem mowy o tym, aby Krajowy System e-Faktur zastąpił plik JPK! Ten pierwszy służy głównie do wystawiania i pobierania faktur przez nabywców, gdyż zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy mają dostęp do KSeF. Z kolei plik JPK_V7 odnosi się do rozliczenia podatku VAT, co oznacza, że faktury wystawione w KSeF wykazywane są w ramach tego pliku. Podsumowując - KSeF i JPK to odrębne kwestie, które jednak w pewnym stopniu są ze sobą powiązane. Gdy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy i trzeba będzie wystawiać dokumenty z jego pomocą, nadal konieczne pozostanie wykazywanie ich w pliku JPK_V7, aby rozliczyć się z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT. Istotne jest też to, że w ramach pliku JPK mamy możliwość skorzystania z ulgi za złe długi, co pozwala odzyskać zapłacony podatek VAT, gdy dłużnik spóźnia się z zapłatą lub skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej.
Wszelkie informacje o KSeF i obowiązkach z tym związanych znajdziemy w przepisach prawnych, których należy przestrzegać na każdym kroku. Już w przyszłym roku system ten stanie się obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy.
